ERP con facturación electrónica: qué exige hoy la norma
La factura electrónica entre empresas ya está regulada (Real Decreto 238/2026), pero se aplicará 12 o 24 meses después de una orden ministerial aún sin publicar. VERI*FACTU sí tiene fecha: antes del 1 de enero de 2027 para sociedades y del 1 de julio de 2027 para el resto.
Un ERP para pymes con facturación electrónica tiene que resolver dos obligaciones distintas que se suelen confundir: la factura electrónica entre empresas, ya regulada pero todavía sin fecha de aplicación, y los requisitos de VERI*FACTU para los programas que facturan, exigibles desde 2027. Aquí separamos lo que dice la norma de lo que debe hacer el programa.
Dos obligaciones que conviene no mezclar
«Factura electrónica obligatoria» puede significar dos cosas: cómo se envía la factura a otra empresa (en un formato estructurado, no en un PDF) y cómo se genera y se registra en tu programa (con registros que no se pueden alterar sin dejar rastro). Son normas distintas, con plazos distintos.
| Factura electrónica entre empresas | VERI*FACTU (sistemas de facturación) | |
|---|---|---|
| Qué regula | Formato e intercambio de la factura con otra empresa, y sus estados (aceptada, rechazada, pagada) | Cómo el programa genera, encadena y conserva el registro de cada factura |
| Norma | Ley 18/2022 (artículo 12) y Real Decreto 238/2026 | Real Decreto 1007/2023, modificado por el Real Decreto 254/2025 y el Real Decreto-ley 15/2025 |
| A quién afecta | Empresarios y profesionales que facturan a otros empresarios o profesionales en España | Sociedades, autónomos y otros obligados que facturan con un programa, salvo quienes llevan el SII; en el País Vasco y Navarra rige la normativa foral |
| Desde cuándo | Sin fecha todavía: 12 o 24 meses después de una orden ministerial aún no publicada | Antes del 1 de enero de 2027 (Impuesto sobre Sociedades) o del 1 de julio de 2027 (resto) |
Factura electrónica entre empresas: qué dice la norma hoy
La obligación nace del artículo 12 de la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, que reescribió el artículo 2 bis de la Ley 56/2007: todos los empresarios y profesionales deberán expedir, remitir y recibir facturas electrónicas entre ellos e informar de sus estados. El reglamento ya existe: el Real Decreto 238/2026, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026 y en vigor desde el 20 de abril.
Pero estar en vigor no es aplicarse: su disposición final cuarta difiere la aplicación hasta que entre en vigor una orden de Hacienda sobre la solución pública de facturación de la Agencia Tributaria, y desde ella cuenta:
- 12 meses para quien haya superado 8 millones de euros de volumen de operaciones el año anterior.
- 24 meses para el resto de empresarios y profesionales.
En la fecha de comprobación de este artículo, esa orden no está publicada en el BOE: lo que hay es un proyecto que Hacienda sometió a audiencia pública el 17 de abril de 2026. Hasta que se publique, cualquier fecha concreta es una estimación, no una norma.
Qué exigirá cuando se aplique
- Formato estructurado conforme al modelo europeo EN 16931, en UBL, CII, EDIFACT o Facturae (artículo 7). Un PDF no cumple; quienes superen 8 millones de volumen de operaciones deberán, además, acompañar la factura de un PDF legible durante sus primeros 12 meses, salvo que el destinatario acepte expresamente recibirla solo en su formato original (disposición transitoria segunda).
- Envío por plataforma privada o por la solución pública de la Agencia Tributaria, sin coste para quien la use (artículos 5 y 11).
- Estados de la factura: quien la recibe comunica al emisor la aceptación o el rechazo y el pago efectivo completo, con su fecha, en cuatro días naturales como máximo sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales (artículo 10), y comunica además el pago completo o el rechazo a la solución pública de la Agencia Tributaria (artículo 12). Para las personas físicas y las entidades en atribución de rentas con un volumen de operaciones de hasta 8 millones, informar de los estados es voluntario durante sus primeros 12 meses de aplicación (disposición transitoria tercera).
- Excepciones: las facturas simplificadas, salvo las cualificadas, y las operaciones que excluya una orden del Ministerio de Economía (artículo 4).
Las dos normas se tocan: el reglamento exige que la factura la produzcan programas adaptados al artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria y su desarrollo, el reglamento del que forma parte VERI*FACTU (artículo 2.d).
VERI*FACTU: qué se exige al programa que factura
El Real Decreto 1007/2023 aprobó el reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación. Tras el Real Decreto-ley 15/2025 (disposición final primera), convalidado por el Congreso el 11 de diciembre de 2025, los plazos son:
- Antes del 1 de enero de 2027: contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
- Antes del 1 de julio de 2027: el resto de obligados, entre ellos los autónomos con actividad económica.
Quienes llevan los libros registro por el Suministro Inmediato de Información (SII) quedan fuera (artículo 3.3). El reglamento dio a los fabricantes un plazo máximo de nueve meses desde la orden ministerial técnica para ofrecer programas adaptados, y la Agencia Tributaria recuerda que los sistemas adaptados ya son válidos. Lo que se exige al programa, resumido:
- Registros inalterables y encadenados, con huella o hash: cada factura genera un registro que no puede cambiarse sin que el sistema lo detecte, y una corrección se hace con otro registro, nunca editando el original (artículos 8 y 12).
- Registro de eventos, y conservación y exportación de los registros en formato legible.
- Declaración responsable del productor, visible en cada versión del programa (artículo 13).
- Código QR en la factura: quien la recibe puede leerlo y facilitar sus datos a la Agencia Tributaria; si la factura es VERI*FACTU, así comprueba que el emisor la ha remitido (artículo 17).
Hay dos modalidades. En la modalidad VERI*FACTU el programa envía todos los registros a la Agencia Tributaria; se presume que cumple por diseño y no tiene que firmarlos, le basta la huella (artículo 16), y la opción dura al menos hasta el final del año natural del primer envío. En la otra, los registros se firman y se conservan en tu sistema, y Hacienda puede requerir copia (artículo 14).
Qué debe tener el ERP: de la norma al programa
La norma habla de facturas y de sistemas de facturación, no de ERP. Traducido a tu programa: a la izquierda, lo que se deriva de la norma; a la derecha, lo que evita problemas aunque la norma no lo pida.
| Se deriva de la norma | Conviene, aunque no lo exija |
|---|---|
| Registro inalterable y encadenado de cada factura emitida | Series separadas para ventas, rectificativas y tiques |
| Rectificativas y anulaciones como registros nuevos, sin editar la factura original | Permisos: que no todo el mundo pueda emitir o anular |
| QR en la factura y declaración responsable visible | Datos fiscales del cliente completos antes de facturar |
| Exportar los registros en formato legible | Exportación completa de tus datos si cambias de programa |
| Cuando se aplique la factura electrónica entre empresas: emitir y recibir en formato EN 16931 por plataforma o solución pública | Presupuestos, albaranes y proformas bien separados de las facturas |
| Cuando se aplique: registrar y comunicar aceptación, rechazo y pago | Fecha real de cobro y de pago en cada factura, para saber a qué plazo se paga |
Ojo a la última fila: comunicar el pago será una tarea nueva. Un ERP que ya guarda la fecha real de cada pago la resolverá con menos trabajo manual.
Preguntas para tu proveedor de ERP
| Pregunta | Por qué importa |
|---|---|
| ¿El módulo de facturación tiene declaración responsable? ¿De qué versión? | La exige el artículo 13 y debe constar en el propio programa. |
| ¿Funciona en modalidad VERI*FACTU, en la otra o en ambas? | Cambian el envío de registros y la firma, y la opción VERI*FACTU se mantiene al menos hasta el final del año natural. |
| Si personalizáis la facturación, ¿habrá una declaración específica? | La Agencia Tributaria indica que una personalización que altere los requisitos necesita la suya. |
| ¿Qué formatos estructurados podrá emitir y recibir, y por qué vía? | Se admiten UBL, CII, EDIFACT y Facturae, por plataforma privada o por la solución pública. |
| ¿Cómo se registran y comunican la aceptación, el rechazo y el pago? | Lo tendrá que hacer quien recibe la factura, en un plazo máximo de cuatro días naturales. |
| ¿Qué pasa con las facturas importadas de otro sistema? | La Agencia Tributaria aclara que el fabricante responde de su programa, no de los registros que producen otros. |
ERP estándar, a medida o conectado a un programa de facturación
Con un ERP estándar ya adaptado, toca comprobar la lista anterior y configurar series, clientes y permisos. Con un ERP a medida, el módulo que emite facturas es un sistema informático de facturación en el sentido del reglamento, y el artículo 13 encarga la declaración responsable a quien lo produce: pregunta desde el principio quién la firma. La tercera vía: que el ERP a medida lleve clientes, presupuestos y cobros, y delegue la emisión en un programa de facturación ya adaptado, conectado por integración.
Cuál conviene depende de cuánto factures, de si tu forma de facturar es poco común (servicios por horas, cuotas, obras con retenciones) y de cuántos programas tengas ya. Lo comparamos en ERP a medida frente a estándar, en la checklist para elegir ERP y en cómo implantarlo.
En los ERP a medida que construimos, la facturación con series y rectificativas forma parte del núcleo, junto con contactos, presupuestos y gastos. Cómo se resuelven en cada proyecto VERI*FACTU y la futura factura electrónica (módulo propio o conexión a un programa adaptado) se decide en el análisis inicial, antes de programar. Así trabajamos en software y ERP a medida.
Qué hacer ahora
- Sitúate: ¿Impuesto sobre Sociedades?, ¿SII?, ¿más de 8 millones? Así sabes tu plazo.
- Pide la declaración responsable de tu programa y comprueba que es la de tu versión.
- Completa los datos fiscales de tus clientes y registra la fecha real de pago.
- Vigila el BOE: cuando se publique la orden de la solución pública, empezarán a contar los 12 o 24 meses.
Fuentes consultadas
Comprobadas el 26 de septiembre de 2026. Enlazamos la fuente original para que puedas consultar el texto vigente.
- Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, sistema de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales (texto consolidado). BOE.
- Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación (texto consolidado). BOE.
- Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (texto consolidado, artículo 12). BOE.
- Real Decreto 1007/2023: ficha y análisis (referencias posteriores). BOE.
- Folleto VERI*FACTU: adapte su sistema informático de facturación. Agencia Tributaria.
- Nota informativa: ampliación del plazo de adaptación de los sistemas informáticos de facturación. Agencia Tributaria.
- Real Decreto 238/2026: ficha y análisis (fechas de publicación y entrada en vigor). BOE.
- Proyecto de orden de la solución pública de facturación electrónica (audiencia pública). Ministerio de Hacienda.
- Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre (disposición final primera). BOE.
- Resolución de 11 de diciembre de 2025, del Congreso de los Diputados: convalidación del Real Decreto-ley 15/2025. BOE.
- Aclaraciones a dudas de los desarrolladores VERI*FACTU (personalización e importación de facturas). Agencia Tributaria.
Preguntas frecuentes
¿Ya es obligatoria la factura electrónica para las pymes?
Entre empresas, todavía no. El Real Decreto 238/2026 está en vigor desde el 20 de abril de 2026, pero se aplicará 12 meses (más de 8 millones de volumen de operaciones) o 24 meses (resto) después de que entre en vigor la orden ministerial de la solución pública de facturación, que en la fecha de comprobación de este artículo no estaba publicada en el BOE.
¿Cuándo es obligatorio VERI*FACTU?
Según el Real Decreto-ley 15/2025, los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deben tener adaptado su programa de facturación antes del 1 de enero de 2027 y el resto de obligados, antes del 1 de julio de 2027. Quienes llevan los libros registro por el SII no están incluidos.
¿Una factura en PDF enviada por correo es una factura electrónica?
Para la futura obligación entre empresas, no. Un PDF es un documento para leer; lo que pide el Real Decreto 238/2026 es un fichero que otro programa pueda procesar sin teclear nada, con la estructura de la norma europea. El PDF solo acompañará, de forma temporal, a las facturas de las empresas más grandes.
¿Qué diferencia hay entre un ERP y un programa de facturación?
El programa de facturación emite y registra facturas; el ERP gestiona además clientes, presupuestos, compras, gastos, cobros o almacén. Para la norma cuenta la parte que emite facturas: ese es el sistema de facturación que debe cumplir el reglamento, esté dentro del ERP o conectado a él.
¿Estoy obligado a usar la modalidad VERI*FACTU?
No. El reglamento permite enviar todos los registros a la Agencia Tributaria (modalidad VERI*FACTU) o conservarlos en tu sistema con firma electrónica y los demás requisitos. Si eliges VERI*FACTU, la opción se mantiene al menos hasta el final del año natural del primer envío, aunque la Agencia Tributaria trata el tiempo anterior a las fechas obligatorias como un periodo de pruebas, en el que se puede dejar de remitir registros de prueba y facturar con otro programa. Decídelo con tu asesor.
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