Cambiar de proveedor de software sin quedarte sin sistema
Para cambiar de proveedor de software, revisa antes qué derechos sobre el código te cedió por escrito, pide código, accesos, base de datos, documentación y dependencias, recupera y haz borrar los datos personales, y haz el relevo con auditoría y convivencia.
Cambiar de proveedor de software es traspasar a otra empresa, o a tu propio equipo, un sistema que está funcionando: el código, los datos, los accesos y el conocimiento de cómo está hecho. Sale bien cuando, antes de avisar al proveedor actual, sabes qué es tuyo según el contrato, qué necesitas que te entregue y cómo seguirá funcionando el sistema mientras dura el cambio. Sale mal cuando se descubre a mitad del traspaso que el servidor, el dominio o el código estaban a nombre de otro.
Cuándo toca cambiar de proveedor
- Las incidencias tardan cada vez más en resolverse y nadie te explica por qué.
- Cada mejora llega con un «antes hay que rehacer» que no se había mencionado.
- El sistema depende de una sola persona del proveedor.
- No sabes dónde está tu sistema, ni tienes acceso a nada salvo a la pantalla.
- El proveedor ha cambiado de foco y tu proyecto ya no es su prioridad.
Antes de cambiar, merece la pena una conversación franca: a veces el problema es un contrato de mantenimiento que solo cubre corregir fallos, y se arregla renegociándolo. Qué debería incluir lo contamos en contrato de mantenimiento de software. Y si el problema es que el programa se ha quedado viejo, el cambio de proveedor puede ser el momento de decidir qué hacer con él: lo vemos en qué hacer con el software legacy.
Antes de avisar: qué dice tu contrato
La primera pregunta es de quién es el código. La Ley de Propiedad Intelectual distingue los casos. Cuando lo crea un trabajador asalariado de tu empresa en el ejercicio de sus funciones, los derechos de explotación corresponden a la empresa, salvo pacto en contrario. Cuando lo crea un proveedor externo, los derechos son de quien lo ha creado (o de la empresa proveedora, si lo hicieron sus empleados), así que no pasan a tu empresa si no se ceden, y toda cesión debe formalizarse por escrito.
Esa misma ley entiende que el programa de ordenador comprende también su documentación preparatoria. Por eso conviene leer el contrato buscando tres cosas: qué derechos se ceden sobre el código, si incluye el código fuente y la documentación, y qué partes son una licencia de uso de piezas que el proveedor ya tenía. Las cláusulas que conviene tener las revisamos en contrato de desarrollo de software a medida. Si hay dudas sobre lo firmado, este es el momento de consultarlo con tu asesor, antes de avisar.
Qué pedir en el traspaso
- El código fuente completo, con su historial de cambios si lo hay, no solo una copia comprimida de hoy.
- Instrucciones para ponerlo en marcha desde cero en otro servidor.
- Accesos: servidores, dominio y DNS, correo, pasarela de pago y cualquier servicio externo que use el sistema. Lo ideal es que estén a nombre de tu empresa.
- La base de datos y una copia reciente, y cómo se hacen las copias hoy.
- La documentación que exista y las decisiones importantes: por qué algo está hecho como está.
- La lista de dependencias y licencias de terceros que usa el sistema.
- Las incidencias abiertas y lo que se sabe que falla.
Los datos personales también se devuelven
Si el proveedor trataba datos personales de tus clientes o empleados por cuenta de tu empresa, era tu encargado del tratamiento. El artículo 28 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) exige que el contrato con el encargado estipule que, al terminar la prestación de los servicios, suprimirá o devolverá todos los datos personales, a elección del responsable, y suprimirá las copias existentes, salvo que una norma obligue a conservarlos. Lo razonable es pedir primero la devolución completa, comprobarla, y después la supresión, todo por escrito.
Un traspaso con el sistema en marcha
El sistema no puede pararse mientras cambia de manos. Un traspaso ordenado tiene tres tiempos:
- Auditoría: el nuevo proveedor recibe el código y comprueba que de verdad arranca en un entorno aparte, con una copia de los datos. Que el sistema que está en marcha responda no prueba que el código entregado funcione: es una lección que aplicamos antes de sustituir cualquier versión, comprobar que la nueva arranca de verdad.
- Convivencia: durante un periodo acordado, el proveedor saliente sigue disponible para dudas mientras el nuevo toma el control.
- Relevo: se cambian los accesos, se revisan las copias de seguridad y el nuevo proveedor asume el mantenimiento. Antes de cualquier cambio en la base de datos, copia de seguridad.
Cómo no volver a pasar por esto
- Accesos a nombre de tu empresa desde el primer día: dominio, servidores, servicios externos.
- Cesión de derechos y entrega del código por escrito, con la salida pactada antes de empezar.
- Documentación y pruebas automáticas: son lo que permite que otra persona continúe el trabajo.
- Copias que puedas restaurar tú, no solo el proveedor.
Cómo elegir al siguiente proveedor con estos criterios en la mano está en cómo elegir empresa de desarrollo de software.
Fuentes consultadas
Comprobadas el 27 de septiembre de 2026. Enlazamos la fuente original para que puedas consultar el texto vigente.
Preguntas frecuentes
¿Mi proveedor tiene que darme el código fuente?
Depende de lo que diga el contrato. Si lo desarrolló un proveedor externo, los derechos no pasan a tu empresa si no se ceden, y toda cesión debe formalizarse por escrito. Revisa qué se pactó sobre el código y la documentación y, si hay dudas, consúltalo con tu asesor.
¿Puede otra empresa mantener un software que no ha hecho?
Sí, si recibe el código, la documentación que exista y los accesos, y antes de asumirlo comprueba que el sistema arranca desde lo entregado. Cuanto menos documentado esté, más tiempo lleva esa primera auditoría.
¿Qué hago si el proveedor anterior no colabora?
Empieza por lo que depende de ti: los accesos que estén a nombre de tu empresa, las copias de datos que puedas descargar y el contrato firmado. Lo que dependa de él, pídelo por escrito, y si hay conflicto, consúltalo con tu asesor legal.
¿Cuánto se tarda en cambiar de proveedor de software?
Depende del tamaño del sistema, de lo documentado que esté y de la colaboración del proveedor saliente. Lo que no conviene es acortar la auditoría ni la convivencia: son las que evitan sorpresas mientras el sistema sigue funcionando.
¿Algo de esto encaja con tu negocio? Cuéntanos cómo lo haces hoy.