Sincronizar stock entre tienda física y online
Para que el stock cuadre entre tienda y web, cada dato necesita un único sistema que mande, la sincronización debe ir por eventos con una comparación periódica y cada pedido tiene que descontarse una sola vez. La alternativa es llevar mostrador, TPV y web sobre un mismo inventario.
Sincronizar el stock de la tienda física y la online es conseguir que una venta en cualquiera de los dos canales descuente la misma existencia, a tiempo y una sola vez. Hay dos caminos: conectar dos sistemas que se avisan entre sí o llevar el mostrador, el TPV y la web sobre un mismo inventario.
Por qué se descuadra el stock entre canales
Mientras solo vendes en el mostrador, el stock es un número. En cuanto abres una tienda online, pasa a haber dos números que deberían ser el mismo. Se separan por tres motivos:
- La ventana de tiempo. Entre que se vende en un canal y el otro se entera pasa un rato. Si en ese rato la última unidad se vende por los dos lados, tienes una sobreventa.
- Avisos que se pierden o se repiten. Un aviso de pedido que no llega deja el stock alto; uno que llega dos veces lo descuenta por partida doble.
- Movimientos que solo se apuntan en un sitio. Devoluciones, roturas, recuentos o correcciones hechas en la web y no en la tienda, o al revés.
La sobreventa tiene un coste que no sale en ningún informe: cancelar un pedido pagado, devolver el dinero y dar explicaciones a un cliente que ya había confiado en ti.
Primero, decide quién manda en cada dato
Antes de hablar de conexiones, cada dato necesita un único dueño, lo que se suele llamar la fuente de verdad. Si dos sistemas pueden cambiar el mismo dato, tarde o temprano discrepan y no sabrás cuál tiene razón.
| Dato | Dónde suele mandar | Por qué |
|---|---|---|
| Stock | El sistema de gestión o el TPV | Allí se registran compras, ventas de mostrador, devoluciones y recuentos |
| Precio y promociones | El sistema de gestión | Un precio distinto por canal debe ser una decisión, no un descuido |
| Ficha, fotos y textos | La tienda online o un catálogo central | Es contenido comercial |
| Pedido online | La tienda online, hasta que entra en el sistema | Allí se paga; después se gestiona con todo lo demás |
| Cliente | El CRM o el sistema de gestión | Evita tener al mismo cliente duplicado |
| Factura | El sistema de gestión | Numeración y series en un solo sitio |
Hay una alternativa a sincronizar: no tener dos sistemas. Si el mostrador, la web y el inventario viven en el mismo sistema, no hay nada que copiar entre programas. En isoMenú, los pedidos de la web con hora de recogida entran directamente al TPV, el mismo sistema que lleva el inventario.
Qué sincronizar entre la tienda física y la online
- Stock disponible, no stock físico: lo que hay, menos lo reservado para pedidos sin entregar, menos un margen de seguridad para ese canal.
- Precios y promociones, con su fecha de inicio y de fin.
- Altas y bajas de productos: lo que se descataloga en la tienda no debe seguir a la venta en la web.
- Pedidos online hacia el sistema de gestión, para prepararlos, descontarlos y facturarlos.
- Estados de vuelta hacia la web: preparado, enviado, listo para recoger.
- Devoluciones y cancelaciones, que devuelven unidades al stock.
- Clientes, si quieres reconocer a la misma persona en los dos canales.
Eso es, en la práctica, integrar el ERP con la tienda online: no copiarlo todo, sino decidir qué dato viaja, en qué dirección y cuándo.
Cada cuánto sincronizar: por eventos, periódica o por lotes
| Método | Cómo funciona | Riesgo | Encaja si |
|---|---|---|---|
| Por eventos | Cada venta avisa al otro sistema en el momento | Avisos perdidos o repetidos, si no se controlan | Hay pocas unidades por producto o piezas únicas |
| Periódica | Un proceso compara y actualiza cada pocos minutos | Sobreventa dentro del intervalo | Mucho stock por referencia y rotación moderada |
| Por lotes | Una actualización al día, normalmente de noche | Datos atrasados durante toda la jornada | Catálogos grandes con poca venta online |
La combinación más sensata suele ser eventos para el día a día y una comparación periódica que detecte y corrija diferencias. Los eventos dan rapidez; la comparación te protege de los que se perdieron por el camino.
Qué puede fallar y cómo evitarlo
Sobreventa
Casi siempre ocurre con la última unidad. Tres defensas: un margen de seguridad por canal (por ejemplo, no ofrecer online la última unidad de lo que más se vende en tienda); descontar o reservar en el momento del pago, no al cerrar el día; y un procedimiento escrito para cuando pase: avisar al cliente enseguida, ofrecer una alternativa o devolver el importe.
Doble descuento de stock
El mismo pedido descuenta dos veces cuando su aviso llega repetido o cuando dos procesos lo tratan a la vez. No es un caso raro: la documentación de Stripe, por ejemplo, advierte de que un mismo evento puede llegar más de una vez y de que no garantiza que los eventos lleguen en el orden en que se generaron. La defensa es que cada pedido tenga un identificador único y que el sistema recuerde cuáles ha procesado: si ya lo descontó, no vuelve a hacerlo. En nuestras automatizaciones esto se llama «sin duplicados», y va acompañado de reintentos cuando algo falla; lo explicamos en automatizar tareas repetitivas.
Códigos que no coinciden
Si un producto tiene un código en la tienda y otro en la web, o si las variantes de talla y color se cuentan juntas en un lado y por separado en el otro, la sincronización actualiza el artículo equivocado sin dar ningún error. Cada referencia, y cada variante, necesita un código único que compartan los dos sistemas. Conviene revisarlo antes de conectar nada: es la causa más aburrida de descuadre y de las más difíciles de ver, porque no da ningún error.
Devoluciones y cancelaciones
Decide quién devuelve la unidad al stock y cuándo: al aceptar la devolución, no al solicitarla, y solo si el producto se puede volver a vender.
Pedidos pagados que no llegan al sistema
Si el aviso de un pedido se pierde, el cliente ha pagado y nadie lo prepara. Hacen falta reintentos de los avisos fallidos y una comparación diaria entre pedidos cobrados y pedidos registrados.
Cambios manuales en dos sitios
Corregir el stock a mano en la web «porque es más rápido» rompe la regla del dueño único. Los ajustes se hacen donde manda el dato y viajan desde allí.
Lista de comprobación antes de conectar
- Cada dato tiene un único sistema que manda.
- Cada producto y cada variante tienen el mismo código en los dos sistemas.
- Sabes qué método usarás (eventos, periódico o lotes) y por qué.
- La web muestra el stock disponible, con margen por canal.
- Cada pedido tiene un identificador único y no se descuenta dos veces.
- Los avisos fallidos se reintentan y, si no se recuperan, alguien se entera.
- Hay una comparación periódica que detecta diferencias.
- Devoluciones y cancelaciones devuelven stock según una regla escrita.
- Sabes qué harás el día que se venda algo que no hay.
Si ya tienes una tienda en una plataforma de comercio electrónico, lo que se puede conectar depende de lo que esa plataforma permita. Si estás empezando, pregúntate antes si necesitas dos sistemas o te basta con uno. Lo que construimos para comercio y restauración, con TPV, inventario, pedidos online y escaparate, está en desarrollo de software a medida. Y si estás valorando un programa de gestión para ordenar esto, te ayudará cómo elegir un ERP.
Cuando el volumen crece y hay almacén y reparto, el problema ya es de gestión completa: mira qué debe tener un ERP para distribución.
Fuentes consultadas
Comprobadas el 26 de septiembre de 2026. Enlazamos la fuente original para que puedas consultar el texto vigente.
- Stripe: recibir eventos en un endpoint de webhook. Stripe (documentación oficial).
Preguntas frecuentes
¿Es necesario un ERP para sincronizar el stock?
No siempre. Muchos TPV y plataformas de tienda online se pueden conectar entre sí. Un ERP tiene sentido cuando además necesitas compras, facturación, varios almacenes o que el stock mande desde el mismo sitio que todo lo demás.
¿Qué es el stock de seguridad por canal?
Son unidades que no se muestran como disponibles en un canal para absorber el retraso de la sincronización. Reduce las sobreventas a cambio de vender algo menos online en los productos de los que queda poco.
¿Cada cuánto debe actualizarse el stock de la tienda online?
Depende de cuántas unidades tengas por producto y de lo rápido que se vendan. Con piezas únicas o poco stock, al momento; con mucho stock por referencia puede bastar cada pocos minutos. En ambos casos, con una comparación periódica que corrija diferencias.
¿Qué hago si he vendido online algo que ya no tengo?
Avisa al cliente cuanto antes, ofrécele una alternativa o un plazo de reposición y devuélvele el importe si lo prefiere. Después busca la causa, sea un retraso, un aviso perdido o un ajuste manual, para que no se repita.
¿Puedo sincronizar el stock con una hoja de cálculo?
Con pocos productos y poca venta online se puede llevar a mano con disciplina, pero la hoja no se entera sola de las ventas. En cuanto se vende a la vez en los dos canales, la ventana de tiempo acaba produciendo sobreventas.
¿Algo de esto encaja con tu negocio? Cuéntanos cómo lo haces hoy.